Как составить письмо

Рекомендации по составлению писем:

Специфическими чертами официально-делового стиля изложения являются:

• подчеркнутая официальность и деловитость;

• адресность (наличие отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем);

• устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

• лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

• максимально нейтральный тон изложения;

• точность и ясность, исключающие непонимание или двоякое толкование содержания письма;

• лаконичность изложения содержания.

Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, так как это способствует установлению лучшего взаимопонимания между участниками переписки.

Опираясь на специфику стиля, можно выделить несколько рекомендаций при составлении писем:

• Излагайте суть преимущественно простыми, короткими предложениями, старайтесь избегать причастных и деепричастных оборотов и других осложняющих конструкций.

• Отдавайте предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.

• Применяйте устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.

• Употребляйте специальные термины в их общепринятом толковании и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым.

• Исключите устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из диалектов. А также не следует употреблять недавно появившиеся выражения, профессиональный жаргон и т. п.

• Излагайте суть спокойно, ровно и нейтрально. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности или даже грубости, не допускается. В процессе изложения будьте умерены в просьбах, сдержаны в оценках событий, объективны при изложении фактов.

• Не намекайте получателю письма на его мнимую невнимательность, используя в тексте письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...».

• Не торопите адресата принять решение, употребляя в тексте письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы Вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

• Не навязывайте адресату содержанием (или подтекстом) документа ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру».

• Если Вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы невозможно, не начинайте письмо с констатации отказа – сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к вопросу можно вернуться.

• Проявляйте дипломатию в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение просьбы стоило Вам известного труда, в противном случае Вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам.

Примеры форм вежливого обращения при составлении писем:

Формулы приветствия :

«Добрый день», «Доброе утро», «Здравствуйте», «Добрый вечер», «Приветствую Вас». 
 

Формулы прощания :

«До свидания!», «До скорой встречи», «Приятного вечера!», «Доброй ночи!», «Прощайте», «Позвольте попрощаться», «До вечера».

Формулы выражения просьбы:

«Если Вам нетрудно, сделайте..», «Принесите, пожалуйста», «Сделайте одолжение», «Если Вас не затруднит…», «Позвольте просить Вас о помощи», «Не могу ли я попросить Вас?».

Просьба может излагаться:

от первого лица единственного числа («Прошу...»),

от первого лица множественного числа («Просим...»),

от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.),

от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Собственно просьба:

«Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...»:
...об отправке в наш адрес...
...о направлении в мой адрес...
...о высылке в адрес нашей организации...
...о предоставлении мне...;

«Просим (прошу) Вас (вас)...»:
...сообщить (нам)...
...выслать (мне)...
...срочно представить...
...немедленно доложить...
...известить (руководство предприятия) о...
...проинформировать меня о...;

«Прошу Вашего (вашего) согласия на...»:
...отправку в адрес...
...предоставление нам...
...ознакомление... с...
...передачу... следующего оборудования... ;

«Просим Вашего (вашего) содействия в...»:
...получении...
...скорейшей отправке...
...предоставлении дополнительной информации относительно...
...проведении... ;

«Прошу Ваших (ваших) указаний...»:
...на выдачу со склада предприятия... представителю...
...на оформление документов о...
...на пересмотр...

Проведение деловых мероприятий, конференций:

Для того чтобы профессионально организовать конференцию, следует:

• подобрать место для проведения конференции;

• оформить место для проведения конференции;

• разместить в конференц-зале рекламные плакаты с логотипами спонсоров;

• изготовить полиграфическую и сувенирную продукцию;

• забронировать номера в гостинице, обеспечит гостей проживанием в отеле;

• организовать питание для участников конференции (кофе-брейк, фуршет или банкет);

• снабдить заказчиков конференции фото- и видеосъемкой;

• организовать трансфер для участников конференции;

• обеспечить заказчиков конференции всей необходимой технической аппаратурой (звук, свет, проекторы, плазменные панели).

Во время подготовки конференции не стоит забывать о бюджете, отведенном для организации делового мероприятия, поэтому первоначально необходимо разработать план конференции, следуя которому удастся избежать непредвиденных расходов.

Приведем пример такого плана:

• разработка концепции мероприятия;

• подбор оптимальных площадок для проведения конференции;

• составление плана технической поддержки;

• составление бюджета;

• регистрация участников;

• подготовка печатной и сувенирной продукции;

• комплектация «портфеля участника» (подготовка сувенирных материалов для участников конференции);

• заказ профессионального переводчика (если требуется);

• транспортные услуги;

• оформление залов;

• заказ услуг секретарей, помощников и ассистентов для работы в зале заседаний, офисе, организационном комитете;

• организация банкетов и фуршетов в рамках конференции, а также выездное банкетное обслуживание;

• организация развлекательных мероприятий.